Checklist para realizar eventos especiales paso a paso...

Checklist para realizar eventos especiales paso a paso...

¿Cómo hacer checklist para realizar eventos especiales o de conferencia?

Checklist para realizar eventos especiales paso a paso...1

Foto: Alkila Event

 

Sabemos que el hacer un evento puede ser muy cansado o agotador por eso aquí en Alkila Event te enseñamos cuáles son los pasos a seguir para que tu evento sea un éxito, lo mejor de todo es que te ayudamos a organizarlo.

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Foto: Alkila Event

 

Ya sea una fiesta o hasta conferencia, la checklist que te proponemos es una base en la cual te puedes guiar y ajustar de acuerdo al tamaño del evento que estés organizando, recuerda que siempre hay que planear con tiempo para que en los últimos días no tengas que presionarte y preocuparte por todo. Te dejamos unas listas para que te guíes en las diferentes etapas de tu evento.

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Foto: Alkila Event

 

*Planeación del evento.

( ) Fecha: Considera la fecha que vas a elegir, que no se junte con algún otro compromiso o evento y además la temporalidad en la que lo vas a realizar.

( ) Ubicación y distancia: Debes de considerar que el lugar en el que lo pienses hacer tiene que tener la capacidad de espacio para el número de tus invitados y además la distancia a la que se encuentra de ellos, vialidad, accesos de transporte para llegada y regreso o en algunos casos el alojamiento de tus invitados.

( ) Número de invitados: Debes identificar cuál es el público al que vas a invitar así podrás tomar decisiones acertadas en cuanto al desarrollo del evento.

( ) Comida, bebida e inmobiliario: Debes de tener un número de invitados aproximado para que realices un presupuesto por número de invitados, en Alkila Event te damos las mejores opciones, contamos con más de 140 paquetes diferentes en los cuales puedes encontrar una mezcla de alternativas entre el mobiliario y la comida para mejorar el evento hay muchos otros servicios que puedes contratar en Alkila Event, además de que nuestros precios son los mejores.

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Foto: Alkila Event

 

( ) Equipo de desarrollo del evento: En Alkila Event hacemos todo para que tú no hagas nada. Ponentes, artistas, invitados: Recuerda que debes de confirmar su disponibilidad para la fecha del evento elegida, así puedes ocupar espacios o ahorrar en ellos.

( ) Patrocinadores o socios: Realiza una lista de posibles patrocinadores para tu evento, esta opción suele ser muy buena ya que puedes ahorrar en presentes o regalos para tus invitados o conferencistas.

( ) Plan de promoción: Crea un plan de promoción y delega actividades. Precio de entradas: Asigna un precio a las entradas y al merchandising que pienses utilizar.

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Foto: Alkila Event

 

*Unas semanas antes del evento:

( ) Evento y promociones: Crea una página para tu evento en diferentes redes sociales con las cuales puedas compartir el evento, agregar información como detalles de ubicación, personas invitadas, compras de las entradas o sí es un evento más exclusivo manejarlo todo vía e-mail, Messenger directo o Whatsapp.

( ) Medios digitales y de comunicación: Contacta algún equipo de fotografía y puedes invitar a la prensa, recuerda que depende del tipo de evento que estés haciendo.

( ) Recinto: Verifica que el lugar que vas a usar cuente con los materiales técnicos y accesibilidades que necesitas y confirma reservación.

( ) Programa y lista: Diseña un programa con el cual llevarás el orden del evento y lista de los requerimientos que contrataste.

 

*El día del evento:

( ) Recinto: Comprueba que funciona todo el equipo de media funciona, pruebas de sonido, decoración, mobiliario.

( ) Material de apoyo: Realiza copias de las listas de invitados y del programa, verifica con tu equipo de apoyo que todo va de acuerdo al programa.

( ) Media: Confirma que todos cuentan con sus pases y recuerda tener material fotográfico del evento.

( ) Invitados: Dale a tus invitados un programa en los cuales se puedan guiar para las actividades.

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Foto: Alkila Event

 

*Finalizado el evento:

( ) Finanzas: Confirma que todo está facturado y revisa tus gastos.

( ) Promoción para tu evento: Haz notas de agradecimiento para enviarlas a tus invitados, conferencistas, patrocinadores y comparte el material del evento a ellos y en redes sociales.

( ) Opiniones y análisis: Revisa los comentarios y entradas venidas para que los tomes en cuenta en tu próximo evento, recuerda que siempre se puede mejorar.

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Foto: Alkila Event

Recuerda que puedes agregar o quitar algunas actividades dependiendo del evento que realices pero ten en cuenta que siempre que te organices con tiempo tendrás mayor oportunidad de reservar o solicitar todo lo que necesites.

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